С помощью данной статьи Вы можете ознакомиться с процессом купли-продажи с использованием онлайн-касс, а также с контрольно-кассовой техникой (ККТ) и Федеральным законом № 54, который регулирует этот процесс.
Это поможет понять ключевые термины и концепции, необходимые для осознания работы всей системы.

Начнём с определения участников процесса купли-продажи, а затем будем постепенно двигаться по этапам продажи, вводя новые термины и определения по мере необходимости.

Участники процесса

Ключевые участники процесса при использовании касс:

• Покупатель;
• Продавец;
• Учетная система 1С;
• Онлайн-касса;
• ОФД и ФНС;

С 1 июля 2021 года почти все предприниматели (за исключением строго определенных категорий) обязаны использовать онлайн-кассы.
Это значит, что все компании и ИП, принимая оплату наличными, картой или банковскими переводами от физических лиц и других ИП, должны обязательно “выбивать чек”.

Данные требования регулируются Федеральным законом № 54 “О применении контрольно-кассовой техники”.

Основные термины

Покупатель - физическое лицо, осуществляющее оплату наличными средствами, картой или банковским переводом.

Онлайн-касса - тип контрольно-кассовой техники, представляющий собой кассовый аппарат с фискальным накопителем, способный передавать данные через интернет.
Использовать можно только  кассы и накопители, зарегистрированные в Федеральной налоговой службе (ФНС).

Фискальный накопитель (ФН) - опломбированное устройство, которое подключается к онлайн-кассе и хранит всю информацию о продажах, открытии и закрытии кассовых смен и других операциях.

Это устройство фиксирует все данные (осуществляет фискализацию) в формате фискальных данных (ФФД) и отправляет их в зашифрованном виде в ФНС. При этом передача информации происходит не напрямую, а через посредника — оператора фискальных данных (ОФД).

Кроме формата, ФН могут отличаться по сроку действия, который варьируется от 13 до 36 месяцев. Возможность использования того или иного типа ФН строго регулируется законодательством.

Оператор фискальных данных (ОФД) - организация, которая обеспечивает возможность покупателям получать свои чеки в электронном виде и передает данные о продажах в ФНС.

Формат фискальных данных (ФФД) - формат записи, в котором фиксируются операции продажи.
Существуют различные версии формата: 1.0, 1.05, 1.1 и текущая - 1.2. Они отличаются друг от друга степенью детализации информации о продажах.

Онлайн-кассы можно разделить на две категории:

Физические

- это устройства, которые вы можете купить, установить и использовать самостоятельно.

Они требуют определенных затрат на покупку и обслуживание, включая замену расходных материалов.

Такие кассы хорошо подходят для магазинов и кафе, где важна автономность и контроль над оборудованием.

Облачные

- это кассы, расположенные удалённо, которые вы берете в аренду.

Всё обслуживание, включая обеспечение бесперебойной работы, осуществляется арендодателем, а сама касса доступна вам через API.

Такой тип касс широко применяется, например, в интернет-магазинах, вендинге или сфере ЖКХ.

Физические кассы, в свою очередь, можно разделить на несколько видов , с каждым из которых вы можете столкнуться в повседневной жизни:

• Автономная касса - переносное устройство с аккумулятором, которое содержит в себе экран, кассовую программу, фискальный накопитель и принтер чеков.
  Возможно, с такой кассой к вам приедет доставка пиццы.
• Фискальный регистратор - устройство, объединяющее фискальный накопитель, принтер чеков и модуль передачи данных в ОФД.
  У него нет экрана или клавиатуры, и для работы с ним требуется компьютер или планшет с установленной кассовой программой. Зато он обеспечивает быструю печать чеков.
• POS-терминал - представляет собой целый комплекс, состоящий из фискального регистратора, экрана, считывателя карт, сканера штрих-кодов, программного обеспечения и других составляющих.
  Чаще всего вы можете столкнуться с таким видом касс в супермаркете.

Как правило, все физические кассы интегрированы с учетной системой через драйвер производителя, доработка которого может быть трудоемкой и не всегда осуществимой.

К важным отличительным чертам облачной кассы можно отнести:

• наличие API , которое обеспечивает интеграцию с вашим оборудованием;
• наличие личного кабинета , в котором можно посмотреть все операции, зарегистрированные фискальным накопителем.

Продавец (компания или ИП, реализующее товары или услуги) обязан выдать чек при любом поступлении денежных средств от физического лица.

Кроме информации о продавце, дате операции, месте и других реквизитах, каждый чек содержит так называемый предмет расчёта .

• Признак предмета расчёта указывает, за что именно производился расчёт.
  Это может быть товар, услуга, аванс, подакцизный товар и другое. Перечень признаков устанавливается приказом ФНС России о дополнительных реквизитах фискальных документов.
• Признак способа расчёта отражает факт передачи (или её отсутствия) предмета расчёта в момент оплаты.
  Например, если вы приняли деньги, но не передали товар, признак способа расчёта будет иметь значение “Предоплата 100%” в случае полной предоплаты или “Предоплата” - в случае частичной.
  В случае получения денег без определения предмета расчёта признак способа примет значение “Аванс”. Перечень признаков способа расчёта также определяется приказом ФНС России.

Еще раз следует подчеркнуть, что все реквизиты каждой операции покупатель может проверить на сайте ОФД в электронной копии чека.

Решение АТОЛ Онлайн и 1С компании ЗетаСофт

Теперь, когда процесс купли-продажи последовательно рассмотрен, стоит выделить важную деталь, которая послужила основой для разработки нашего решения.

Согласно текущему законодательству, любая операция в процессе купли-продажи с физическим лицом обязательно сопровождается чеком .

Например, если вы оплатили товар на сайте, но еще не получили его, то сайт, на котором вы сделали покупку, обращается к облачной кассе для отражения получения денег и оформления "Предоплаты 100%". Облачная касса отправляет данные в ОФД и в учетную систему продавца, после чего вы получаете электронный чек и продолжаете ожидать доставку.

Однако в момент отгрузки товара компания снова должна выдать вам чек, в котором признак способа расчета будет изменен на “Полный расчет”, завершая сделку и закрывая вашу предоплату.

Важно отметить, что документы отгрузки формируются учетной системой, и облачная касса на сайте, где вы покупали товар, не знает о них .