В рамках холдинговых структур часто возникает отдельная внутренняя компания, которая выполняет функции сервисного центра: бухгалтерия, юридические услуги, сопровождение и другие направления.

Проблема в том, что без прозрачного учета времени становится сложно корректно распределять затраты между компаниями холдинга.

Никто точно не понимает:

• сколько стоит работа бухгалтерии;
• кто из компаний сколько потребляет ресурсов;
• за что именно выставляются суммы.

О клиенте

Задача

Перед клиентом стояла задача выстроить прозрачный механизм учета и распределения затрат:

• учитывать время сотрудников в разрезе юридических лиц;
• фиксировать виды выполняемых работ;
• разделять операции по стоимости (простые и сложные);
• формировать понятные отчеты для внутренних заказчиков;
• автоматизировать выставление “внутренних счетов”.

Фактически речь шла о том, чтобы превратить внутреннюю бухгалтерию в прозрачный сервисный центр с понятной экономикой.

Решение

Для решения задачи был внедрен наш продукт «Управление консалтинговой компанией».

Сотрудники начали фиксировать свою работу в системе:

• в разрезе юридических лиц;
• по конкретным видам операций;
• с учетом стоимости каждой активности.

При этом разные типы работ имели разную стоимость:

• операционные задачи (например, ведение банка) — более дешевые;
• сложные работы (например, подготовка налоговой отчетности) — более дорогие.

Таким образом, учет стал отражать не просто затраченное время, а реальную стоимость оказываемых услуг.

Процесс внедрения

Внедрение заняло около одного месяца.

За это время мы:

• совместно с руководством сформировали структуру операций;
• описали и настроили модель учета затрат;
• реализовали распределение работ по юридическим лицам;
• настроили печатные формы таймшитов;
• внедрили автоматическую рассылку отчетов.

После запуска система начала использоваться в ежедневной работе без необходимости существенного изменения процессов.

Как это работает

Каждый сотрудник фиксирует выполненные работы в системе, указывая:

• юридическое лицо;
• тип операции;
• затраченное время.

В конце месяца формируется таймшит, в котором отражены:

• кто выполнял работу;
• какие операции выполнялись;
• стоимость этих операций;
• итоговая сумма для выставления.

Что получил клиент

• понятное распределение затрат между компаниями холдинга;
• обоснованную стоимость услуг внутренней бухгалтерии;
• единый стандарт учета времени для всех сотрудников;
• автоматизацию формирования и отправки таймшитов;
• снижение ручной работы и ошибок.

Впоследствии клиент подключил в это же решение и юридический отдел.

Итог

За короткий срок клиент получил инструмент, который позволил превратить внутреннюю бухгалтерию из “черного ящика затрат” в прозрачный сервис с понятной экономикой.

Если у вас есть внутренняя сервисная команда — без учета времени вы не видите, сколько на самом деле стоят ваши услуги.