Постановка учета и автоматизация процессов управления ТРК (торгово-развлекательного комплекса)

Для кого?

Решение предназначено для торгово-развлекательных комплексов (формата Mall), которые предлагают свои площади в аренду гипермаркетам, магазинам, кафе, ресторанам, развлекательным проектам.

О клиенте

ТРК "Питер Радуга" - крупнейший торгово-развлекательный комплекс в Санкт-Петербурге:

• более 300 арендаторов;
• 104 000 кв.м. арендной площади;
• более 10 000 000 посетителей ежегодно.

Задача

Для качественного управления ТРК была поставлена задача о построении учетной системы, которая отвечала бы требованиям бизнеса и закрывала потребности всех стейкхолдеров:

• Управляющей компании;
• Собственников;
• Бухгалтерии.

Решение

В качестве базовой конфигурации для автоматизации была выбрана 1С:Бухгалтерия 3.0, для которой был разработан дополнительный модуль на управляемых формах в режиме "Такси". С его помощью можно:

• производить расчет арендной платы по договорам с произвольным набором условий (формулы расчета любой сложности, индексации ставок, финансовые гарантии);
• вести мультивалютный учет;
• осуществлять выставление и рассылку документов арендаторам;
• перепланировать помещения в рамках торгового комплекса (разбить большое помещение на два, объединить и т.д.);
• учитывать и распределять электроэнергию (в том числе и косвенную) и другие коммунальные платежи;
• вести учет затрат в разрезе помещений для аренды;
• формировать план-фактный анализ (по площадям, частям комплекса, статьям затрат и т.д.) с возможностью учета корректировок за прошлые периоды при выставлении текущих платежей;
• учитывать маркетинговые мероприятия;
• осуществлять управление рекламой (экраны, баннеры, навигационные панели и т.д.);
• формировать разнообразную отчетность для всех заинтересованных лиц;
• гибко настраивать права доступа к той или иной информации.

Задать вопрос

Процесс

Этап 1. Предпроектная работа.

Предпроектная работа по описанию бизнес-процессов компании совместно со специалистами заказчика. Итогом этапа стала функциональная модель “Как должно быть” и техническое задание на разработку новой подсистемы "Управление ТРК" и доработку стандартного функционала “1С: Бухгалтерия предприятия, ред.3.0”.

Этап 2. Разработка решения и загрузка первоначальных данных.

Кроме непосредственно разработки нового модуля, было критически важно сохранить данные за прошлые периоды, чтобы иметь качественную аналитику в различных разрезах.В результате, кроме непосредственной разработки по техническому заданию, были подготовлены первоначальные данные для загрузки в новую систему.

Этап 3. Тестовая эксплуатация.

В процессе тестовой эксплуатации было проведено обучение ключевых сотрудников компании и вполнен совместный пилотный запуск системы на реальных данных. По итогам тестовой эксплуатации были внесены необходимые правки, доработаны рабочие места и проведено обучение всех сотрудников, участвующих в процессе.

Этап 4. Ввод в промышленную эксплуатацию.

Запуск системы в рабочий режим. На этом этапе (как и в период тестовой эксплуатации) была организована приоритетная поддержка по всем возникающим вопросам, позволившая запустить проект вовремя и выдержать дату ввода системы в рабочую эксплуатацию.

Результат

По итогам проекта мы получили систему, позволяющую:

• Вести учет всех подразделений компании - от маркетологов до ведущего инженера;
• Отражать параметры договоров аренды любой сложности, на основании этой информации делать автоматический расчет и индексацию всех видов арендных платежей;
• Оперативно и достоверно получать необходимую отчетность буквально парой кликов мыши (включая вывод интересующих показателей в виде тепловых карт прямо на план торгового комплекса);
• Гибко разграничивать права, формируя возможность работать только с той информацией, которая нужна определенному сотруднику.

Скриншоты

Договор аренды

Медиаплан

Сравнение показателей

Тепловая карта