Работа с банковскими выписками — одна из ежедневных задач практически любой бухгалтерии. Даже если компания проводит всего несколько платежей в день, нужно получить выписку из банка, проверить поступления и списания, сформировать документы в учётной системе и убедиться,что остаток по расчётному счёту в учетной системе совпадает с данными банка.

Когда операций становится десятки или сотни, ручная обработка начинает занимать заметную часть рабочего времени. Поэтому современные конфигурации 1С поддерживают несколько способов обмена информацией с банком.

В этой статье мы разберём основные варианты автоматизации работы с банковскими выписками, их особенности и ситуации, в которых каждый подход имеет смысл.

Что такое банковская выписка

Как правило, банковская выписка содержит:

• сведения о банке и владельце счёта;
• остаток денежных средств на начало и конец периода;
• общие суммы поступлений и списаний;
• дату и сумму каждой операции;
• данные плательщика или получателя;
• назначение платежа;
• реквизиты расчётных документов;
• вид банковской операции.

На основании выписки в учётной системе отражаются операции поступления и списания денежных средств.

Документ списания может быть создан самостоятельно либо на основании платёжного поручения или платёжного требования. Сами платёжные поручения не формируют бухгалтерских проводоки не обязаны создаваться в 1С.
Компания может готовить их в интернет-банке, а в учётную систему загружать уже выполненные операции.

Какие способы автоматизации существуют

Сегодня можно выделить три основных способа организации обмена между банком и 1С:

Обмен через файл

Обмен через файл — привычный способ работы, который используется в 1С много лет.

Платёжные документы формируются в одной системе, затем выгружаются в файл. Пользователь открывает вторую систему и загружает файл туда. Получение выписки происходит в обратном порядке: сначала файл формируется в интернет-банке, затем загружается в 1С.

Для компании с небольшим количеством операций такой вариант может быть достаточным. Пара загрузок в день не создаёт заметной нагрузки. Но, если расчётных счетов несколько, а выписки нужно получать регулярно, промежуточные файлы быстро превращаются в лишнюю рутину.

DirectBank

Через DirectBank можно:

• отправлять платёжные поручения в банк;
• получать банковские выписки;
• отслеживать статус исполнения платежей;
• подписывать документы электронной подписью, если такой порядок поддерживает банк;
• работать с расчётными счетами в разных банках из одного интерфейса;
• выполнять отдельные операции по зарплатным проектам и обмениваться сообщениями с банком.

Технология поддерживается современными типовыми конфигурациями 1С и многими российскими банками. Но возможность подключения нужно проверять отдельно для конкретной конфигурации, банка и варианта банковского обслуживания.

Подробно устройство сервиса, сценарии его использования и практические ограничения мы разберём в следующей статье: DirectBank в 1С: как работает прямой обмен с банком и где остаётся ручная работа .

Интеграция через API банка

Банковский API — программный интерфейс, через который 1С может напрямую запрашивать данные и передавать документы в информационную систему банка.

В отличие от DirectBank такая интеграция обычно разрабатывается для конкретного банка и конкретной конфигурации. Состав данных, порядок обмена и обработка ошибок зависят от документации API.

Интеграция через API используется, когда:

• банк или конфигурация не поддерживает DirectBank;
• используется старая либо существенно доработанная версия 1С;
• нужны данные, которых нет в типовом обмене;
• требуется индивидуальный сценарий получения или отправки документов;
• обмен должен быть встроен в другой автоматизированный процесс компании.

Такой вариант имеет смысл, когда типовые инструменты не закрывают задачу или когда прямой обмен должен учитывать особенности конкретного бизнеса.

Пример подобной интеграции - в нашем кейсе Автоматическая загрузка банковских выписок через API в 1С:УТ 10.3 .

Где создаются платёжные документы

Способ обмена с банком и место создания платёжных документов — разные вещи. И при DirectBank, и при интеграции через API возможны несколько сценариев работы.

Смешанный сценарий встречается часто. Компания может готовить основные платежи в 1С, но часть операций всё равно возникает на стороне банка.

В том числе:

• банковские комиссии;
• операции эквайринга;
• проценты по кредитам и депозитам;
• комиссии за обслуживание счёта;
• автоматические списания и зачисления.

Такие документы поступают в 1С уже после формирования банком. Это происходит независимо от того, используется файловый обмен, DirectBank или собственная интеграция через API.

Казначейство и сложные правила обработки

В корпоративных решениях 1С возможности управления банковскими операциями могут быть заметно шире.

Такой набор инструментов нужен компаниям со сложной финансовой структурой. Для небольшой организации внедрение полноценного казначейства может оказаться дорогим и избыточным.

Тут важен масштаб: одно дело — получать выписку по двум счетам, другое — управлять платежами группы компаний.

Как выбрать подходящий вариант

Универсального способа нет. Выбор зависит от конфигурации 1С, количества банков и возможности автоматизации работы с ними, объёма операций и того, насколько глубоко компания хочет автоматизировать процесс.

При выборе решения нужно разделять две задачи. Первая — передать документы между банкоми 1С. Вторая — правильно обработать полученные операции внутри учётной системы.

Автоматизация банковских выписок в 1С

ЗетаСофт настраивает обмен с банками через DirectBank, разрабатывает интеграции через API и автоматизирует последующую обработку банковских документов.

В следующей статье возможности и ограничения DirectBank мы подробнее разберём: как подключается прямой обмен, какие сценарии он поддерживает и в каких ситуациях бухгалтеру по-прежнему приходится выполнять работу вручную.