В предыдущей статье мы разобрали основные способы обмена банковскими документами с 1С: загрузку через файл, DirectBank и интеграцию через API банка.

Обмен через файл подходит для небольшого количества операций, но требует ежедневных действий со стороны сотрудника.

Если платёжные документы создаются в 1С, нужно выгрузить платёжные поручения, загрузить их в клиент-банк, затем скачать выписку и перенести её обратно в 1С.

Если платёжные документы создаются в клиент-банке, сотрудник скачивает выписку через файл, загружает её в 1С и разносит полученные операции.

На первый взгляд процесс становится полностью автоматическим. На практике DirectBank закрывает обмен с банком, но после получения выписки часть работы всё равно остаётся внутри 1С.

Разберём, как устроена технология, какие сценарии она поддерживает и где возникают ограничения.

Что такое DirectBank

Через DirectBank можно:

• отправлять платёжные поручения;
• получать банковские выписки;
• проверять состояние отправленных документов;
• работать с несколькими расчётными счетами;
• обмениваться отдельными документами по зарплатным проектам;
• отправлять валютные платежи, если эту возможность поддерживают конфигурация и банк;
• передавать реестры выплат самозанятым;
• вести переписку с банком.

Доступный набор операций зависит от конфигурации 1С и возможностей конкретного банка. В одной программе может поддерживаться автоматическое получение выписок и валютный обмен, в другой — только рублёвые платежи и загрузка выписки. Полный список банков, поддерживающих DirectBank.

DirectBank входит в состав сервисов сопровождения 1С. Сама технология бесплатна для пользователей и банков, но обслуживающий банк может установить отдельный тариф за подключение или использование прямого обмена.

Как подключается DirectBank

Для каждого банка создаётся отдельная настройка DirectBank. Она может использоваться для нескольких расчётных счетов одной организации, открытых в этом банке.

Подключение обычно начинается из карточки банковского счёта в 1С. Пользователь запускает помощник и проходит предложенный сценарий.

Настройки могут быть получены несколькими способами:

• автоматически через интернет;
• из файла, скачанного в личном кабинете банка;
• из файла, полученного от банковской поддержки;
• вручную по параметрам банка;
• через внешний модуль, который поставляет банк.

После заполнения параметров программа проверяет соединение и выполняет тест обмена.

Перед настройкой нужно уточнить условия в банке. Может потребоваться заявление, дополнительное соглашение, подключение услуги дистанционного обслуживания или изменение тарифа.

Как происходит обмен

Инициатором обмена выступает программа 1С вне зависимости от выбранного варианта работы: создаёт пользователь документы в 1С или в клиент-банке.

Если пользователь создаёт и отправляет платёжное поручение в 1С, программа формирует электронный документ и передаёт его банковскому сервису. Банк принимает документ, проверяет его и возвращает сведения о текущем состоянии.

Получение выписки работает в обратную сторону. Программа направляет запрос в банк, получает электронную выписку и загружает данные в информационную базу.

На основании полученной информации в 1С создаются или обновляются документы поступления и списания денежных средств.

При каждом сеансе синхронизации система может:

• отправить новые платёжные документы;
• запросить их актуальные статусы;
• получить банковские выписки;
• загрузить другие доступные документы банка;
• обработать служебные ответы и ошибки обмена.

Пользователь может запустить обмен вручную, нажав на кнопку, либо настроить регламентное задание с нужной частотой.

Сценарии создания платёжных документов

Способ обмена и место создания платёжных документов — разные части процесса. DirectBank поддерживает несколько сценариев работы.

Платёжные документы создаются в 1С

Это основной сценарий.

Сотрудник формирует платёжное поручение в учётной системе. В документе уже указаны организация, банковский счёт, получатель, договор, сумма и назначение платежа.

Вся аналитика заполняется по правилам учёта организации. Затем платёж отправляется в банк через DirectBank. Банк обрабатывает документ и возвращает его статус.

Когда операция исполнена, сведения попадают в банковскую выписку. Выписка загружается в 1С, а проведённый платёж связывается с ранее созданным документом.

Такой подход удобен, когда весь платёжный процесс начинается в учётной системе. Данные не приходится вводить повторно, а документ существует в 1С ещё до фактического списания денег.

Пользователь заранее указывает правильную аналитику для исходящих платежей.

Платёжные документы создаются в клиент-банке

Многие компании продолжают создавать платежи в банковской системе.

Причины могут быть разными. Сотрудникам бывает удобнее интерфейс банка, платежи готовит отдельное подразделение, внутренний процесс разнесения документов построен вокруг клиент-банка.

После исполнения платежей DirectBank получает выписку. На её основании в 1С создаются документы списания.

Такой сценарий автоматизирует получение информации из банка, но не переносит подготовку платежей в учётную систему.

Документы создаются и в 1С, и в банке

Представим, что основные платёжные поручения компания готовит в 1С. Часть операций всё равно возникает на стороне банка.

Например:

• комиссии за расчётно-кассовое обслуживание;
• операции эквайринга;
• удержания по банковским продуктам;
• автоматические списания и другие операции банка.

В результате одна часть документов уже существует в 1С к моменту загрузки выписки. Вторую часть нужно создать на основании данных, полученных из банка.

Отдельно коснемся подписания исходящих платежей.

Подписание платёжных документов

DirectBank поддерживает два основных способа взаимодействия с банком:

• с использованием электронной подписи в программе 1С;
• без использования электронной подписи в программе 1С.

Конкретный вариант определяет банк. Клиент обычно не может самостоятельно выбрать способ подписания.

При использовании электронной подписи документ формируется и подписывается в 1С, после чего передаётся в банк по защищённому каналу.

При другом сценарии платёж отправляется из 1С, но подтверждается средствами банка. Это может быть одноразовый пароль из СМС, мобильное приложение, токен или личный кабинет интернет-банка.

Ровно та же ситуация возникает, когда пользователь вводит платёжные документы в клиент-банке.

Поэтому работа «в одном окне» зависит от правил конкретного банка. Где-то весь путь платежа проходит внутри 1С. Где-то пользователю всё равно приходится открывать приложение банка для подтверждения операции.

Итак, пора переходить к выводам.

Какие задачи DirectBank решает хорошо

Главное преимущество технологии — сокращение ручных действий при обмене с банком.

Где возникают ограничения

DirectBank хорошо решает транспортную часть процесса. Документы передаются напрямую, их статусы возвращаются в 1С, выписка загружается без файла.

Дальше начинается учёт. И вот тут возникает главная проблема.

Банковская выписка сообщает, что деньги поступили или были списаны. Но для отражения операции в 1С часто нужно определить гораздо больше:

• вид хозяйственной операции;
• договор с контрагентом;
• заказ покупателя или поставщику;
• счёт на оплату;
• документ реализации или поступления;
• статью движения денежных средств;
• подразделение и направление деятельности;
• основание возврата;
• вариант зачёта аванса;
• правила распределения суммы между несколькими документами.

Часть этих данных можно определить по реквизитам платежа. Часть — по назначению. Иногда информации в выписке недостаточно.

В назначении платежа не всегда есть точные данные

В идеальном случае плательщик указывает номер счёта, договора или заказа. В реальной работе встречаются формулировки вроде: «Оплата по договору за оказанные услуги».

У компании может быть несколько действующих договоров с этим контрагентом. По одной строке нельзя понять, какой документ нужно закрыть.

Бывает и наоборот: в назначении указано несколько счетов, а сумма не совпадает с их итогом. Клиент мог сделать частичную оплату, включить в один платёж разные заказы или перечислить аванс.

Операции банка создаются без документов-оснований в 1С

Сложности возникают и с исходящими платежами, которые создаются в банке без документов-оснований в 1С.

Даже если пользователь готовит основные платёжные документы в 1С, остаются комиссии и другие операции со стороны банка.

Системе нужно определить вид списания, статью расходов, счёт учёта и аналитику. Для регулярной комиссии можно настроить правило. Но банковские операции отличаются по назначению, тарифу и типу услуги.

Эквайринг ещё сложнее. В одной сумме могут находиться платежи за несколько дней, возвраты, комиссия банка и корректировки. Простого совпадения по сумме уже недостаточно.

Возможности зависят от банка и конфигурации

DirectBank — общий стандарт, но фактический набор функций различается.

Один банк поддерживает рублёвые платежи, выписки, зарплатные реестры и переписку. Другой ограничивается платёжными поручениями и выпиской.

Есть различия и между конфигурациями 1С.

Перед внедрением нужно проверить:

• конфигурацию и её редакцию;
• версию платформы;
• обслуживающий банк;
• доступные банковские операции;
• способ подтверждения платежей;
• возможность автоматического получения выписок;
• ограничения тарифа банка.

Мы подключили DirectBank. Что дальше?

После подключения DirectBank пользователь перестаёт переносить файлы между системами. Платёжные документы отправляются из 1С, статусы возвращаются от банка, выписки загружаются напрямую.

Это заметно сокращает ежедневную работу.

Но, как мы выяснили, автоматическая загрузка выписки ещё не означает, что каждая операция правильно отражена в учёте.

Если платёжные документы создаются в 1С, система находит контрагента, подбирает договор и связывает оплату с документом.

Остальные операции попадают на ручную обработку. Бухгалтер читает назначение платежа, изучает историю расчётов, ищет счета и договоры, уточняет информацию у менеджеров. Решение часто зависит от правил, которые существуют внутри компании и нигде формально не описаны.

Компании создают дополнительные правила разноски, используют механизмы казначейства или разрабатывают собственные обработки. Но количество исключений растёт. Новое назначение платежа, другой договор или нетипичная сумма снова возвращают операцию бухгалтеру.

Следующий уровень автоматизации связан уже с анализом самих банковских операций: назначения платежа, контрагента, истории расчётов и предыдущих решений пользователя.